Documentversie
Privacyverklaring
Hoe TimeToBill persoonsgegevens verwerkt, met welk doel, op welke grondslag en hoe lang.
Deze privacyverklaring beschrijft hoe STB Services (handelend onder de naam TimeToBill) persoonsgegevens verwerkt. TimeToBill is een zakelijk softwareproduct: de dienst wordt uitsluitend aangeboden aan ondernemers, ZZP'ers en rechtspersonen met een KvK-nummer. Deze verklaring is daarop afgestemd.
1. Wie is TimeToBill?
TimeToBill is een handelsnaam van STB Services, een eenmanszaak van Sebastiaan ten Broek.
- Vestigingsadres: Parallelweg 30, 5223 AL 's-Hertogenbosch, Nederland
- KvK-nummer: 30226252
- BTW-nummer: NL001685860B73
- E-mail: hello@timetobill.nl
Voor alle privacyvragen gebruikt u één van de contactkanalen in sectie 12.
2. Waar gaat deze verklaring over?
Deze verklaring geldt voor:
- De marketing- en checkout-website
timetobill.nl. - Het klantportaal
manage.timetobill.nl. - De backend-infrastructuur die facturatie, licentievalidatie en support ondersteunt.
- Transactionele e-mail verzonden vanaf
hello@timetobill.nl.
De desktop-applicatie TimeToBill op uw eigen computer is bewust buiten deze verklaring gehouden voor één specifiek punt: de tijdregistratie- en factuurdata die u via die app verwerkt, gaan rechtstreeks tussen uw computer en de door u gekozen externe diensten (Clockify, Toggl, WeFact) met uw eigen API-sleutels. Die data komt niet langs onze servers. Sectie 8 legt dit uit.
3. Onze rol(len)
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevens die wij nodig hebben om u als klant van TimeToBill te kunnen bedienen: account-, bedrijfs-, betaal-, factuur-, licentie-, support- en beveiligingsgegevens. De verwerking van die gegevens bespreken wij in secties 4 tot en met 6.
Wij zijn verwerker (artikel 28 AVG) voor twee specifieke, nauwkeurig afgebakende situaties:
- Wat u ons zelf aanlevert bij een support- of klachtverzoek (bijvoorbeeld screenshots of logbestanden die u bijvoegt).
- Het in-transit relay van WeFact-API-verkeer voor klanten die de optionele IP-relay-proxy gebruiken.
Voor die verwerker-rol geldt de Verwerkersovereenkomst.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
| Categorie | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Account | E-mailadres, éénmalige magic-link-tokens (hash), portal-sessietokens (hash), sessiecookie | Toegang tot het klantportaal en authenticatie. Wij hebben geen wachtwoorden van u; toegang loopt via een magic link. | Uitvoering overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG) |
| Bedrijfsgegevens | Bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, factuuradres, land | Facturatie, BTW-behandeling en B2B-verificatie | Uitvoering overeenkomst + wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht, art. 6(1)(b) en (c) AVG) |
| Betaalpointers | Mollie customer-ID, payment-ID, subscription-ID en -status | Incasso, koppeling tussen order en betaling, refund-afhandeling. IBAN-gegevens en SEPA-mandaten worden bij Mollie bewaard, niet bij ons. | Uitvoering overeenkomst |
| Onze facturen | Factuurnummer, regels, totalen, BTW | Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 52 AWR) |
| Licentie | Licentiesleutel, gekoppelde machine-fingerprints, activatietijdstempels | Licentievalidatie en handhaving machine-limiet (2 actieve machines) en offline grace-periode (7 dagen) | Uitvoering overeenkomst |
| Support en klachten | E-mails naar hello@timetobill.nl, inzendingen via de formulieren voor klachten en privacyverzoeken | Support verlenen, klachten afhandelen, uitvoering van uw AVG-rechten | Uitvoering overeenkomst + wettelijke verplichting (art. 12 AVG) |
| Transactionele e-mail | Verzendmetadata (event-type, status, SMTP-message-ID, gehashte ontvanger) en versleutelde rendering van de e-mailinhoud | Afleverbewijs, duplicatiebescherming, foutopsporing bij mislukte afleveringen | Uitvoering overeenkomst |
| Technische logs | IP-adres, User-Agent, URL-pad, tijdstempel, HTTP-status | Beveiliging (rate-limiting, misbruikdetectie) en foutopsporing | Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG): beveiliging van de dienst |
| Websiteanalyse | Hostnaam en paginapad; verwijzende hostnaam en pad; gebeurtenistype; doel-URL zonder query of fragment bij een uitgaande link of bestandsdownload; uit User-Agent afgeleide browser, besturingssysteem en apparaattype; uit IP-adres afgeleide locatie op land-, regio- en stadsniveau; dagelijks wisselende bezoekers-ID | Geaggregeerd meten van paginaweergaven, uitgaande links, bestandsdownloads en formulierinzendingen om de website en informatievoorziening te verbeteren | Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG): privacyvriendelijke verbetering van de website |
| Functionele en strikt noodzakelijke cookies | Taalvoorkeur-, sessie- en CSRF-cookies | Taalkeuze, authenticatie en beveiliging van het klantportaal | Uitvoering overeenkomst + wettelijke uitzondering op toestemmingsplicht (art. 11.7a Tw) |
Voor websiteanalyse gebruiken wij Plausible Community Edition, self-hosted op VPS-infrastructuur die door STB Services wordt beheerd. De analyse is alleen actief op de publieke website timetobill.nl, niet op het klantportaal of de interne beheeromgeving. Querystrings en URL-fragmenten worden vóór verzending uit pagina-, verwijzer-, uitgaande-link- en download-URL's verwijderd. Formulierwaarden, namen, e-mailadressen, ordergegevens en betaalbedragen worden niet naar Plausible gestuurd. Wij gebruiken geen omzetmeting. Het IP-adres en de volledige User-Agent worden alleen kort verwerkt om locatie/apparaatgegevens en een dagelijks wisselende bezoekers-ID te bepalen; wij slaan deze ruwe waarden niet op en de dagelijkse salt wordt na 24 uur vervangen.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (art. 9 AVG) en geen strafrechtelijke gegevens (art. 10 AVG). Wij doen geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen (art. 22 AVG). Wij gebruiken geen analyse- of tracking-cookies en geen advertentie-pixels.
5. Hoe lang bewaren wij deze gegevens?
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account (e-mailadres) | Zolang uw account actief is + 12 maanden na opzegging, daarna verwijderd of geanonimiseerd. Magic-link-tokens en sessietokens verdwijnen direct na gebruik of afloop van hun TTL. |
| Bedrijfsgegevens | 7 jaar na einde contract (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
| Betaalpointers | 7 jaar (gekoppeld aan factuurgegevens). De feitelijke mandaat- en betaalgegevens bij Mollie vallen onder Mollie's eigen bewaartermijn. |
| Onze facturen | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Licentie | Zolang de licentie actief is + 12 maanden |
| Support en klachten | 24 maanden na afhandeling. Dossiers met juridische impact (bijvoorbeeld een terugboeking, klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of civiel geschil) 5 jaar. |
| Transactionele e-mail | Metadata 24 maanden; versleutelde rendering van de e-mailinhoud 90 dagen |
| Technische logs | 30 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| Websiteanalyse | Geaggregeerde gebeurtenis- en bezoekstatistieken blijven bewaard zolang de TimeToBill-property actief is, zodat trends over tijd kunnen worden vergeleken. Ruwe IP-adressen en volledige User-Agents worden niet opgeslagen; de salt voor de dagelijks wisselende bezoekers-ID wordt iedere 24 uur vervangen. Bij verwijdering van de property verdwijnen de live statistieken; back-upkopieën verlopen daarna via de normale rotatie. |
| Back-ups | Ongewijzigde rotatie: 14 dagelijkse en 12 maandelijkse snapshots. Oudere snapshots worden door het rotatiebeleid overschreven. |
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij schakelen subverwerkers in om de dienst te laten werken. De volledige, altijd-actuele lijst met vestigingsland en doel staat op /juridisch/subverwerkers. Op dit moment zijn dat: Mollie (betalingsverwerking, NL), Hetzner (VPS-hosting, DE), WeFact (facturatie, NL), mijn.host (transactionele e-mail en DNS, NL) en pCloud (off-site back-ups, CH).
Onze eigen infrastructuur voor identiteit, licentievalidatie, edge-bescherming, logging en self-hosted websiteanalyse draait op onze eigen servers bij Hetzner en wordt beheerd door STB Services zelf. Plausible Community Edition draait daar als eigen component; wij gebruiken niet de hosted Plausible Analytics SaaS-dienst. Plausible is daarom geen afzonderlijke externe subverwerker. Daar is geen andere partij bij betrokken. Om veiligheidsredenen noemen wij overige specifieke componenten niet publiekelijk.
Wij verkopen nooit persoonsgegevens. Wij delen gegevens verder uitsluitend wanneer een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt (bijvoorbeeld een vordering van de Belastingdienst of justitie) of om onze rechten te verdedigen.
7. Waar worden uw gegevens verwerkt?
Alle verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte, met één uitzondering: off-site back-ups bij pCloud AG in Zwitserland. Die doorgifte valt onder het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor Zwitserland (art. 45 AVG), waardoor aanvullende transferwaarborgen niet vereist zijn.
Mocht in de toekomst een subverwerker in een land zonder adequaatheidsbesluit terechtkomen, dan vallen wij terug op standaardcontractbepalingen (SCC's) en maken wij de wijziging volgens de procedure op de subverwerkers-pagina bekend.
8. Externe koppelingen: wat wij niet zien
TimeToBill draait als desktop-applicatie op uw computer. De app haalt tijdregistraties op uit Clockify of Toggl Track en maakt facturen aan in WeFact, telkens met uw eigen API-sleutels. Dat verkeer loopt rechtstreeks tussen uw computer en de betreffende dienst. Wij zien die data niet en slaan die niet op.
Ook uw applicatie-instellingen (bijvoorbeeld welke projecten u bundelt, welke tarieven u hanteert) staan in een lokaal .ttb-bestand dat u zelf bewaart — lokaal of in een door u gekozen cloudopslag. Wij hebben geen toegang tot dat bestand.
Het actieve .ttb-bestand is een gewone lokale SQLite-database en wordt door TimeToBill niet versleuteld. Gebruik waar nodig FileVault (macOS), BitLocker (Windows) of vertrouwde versleutelde opslag. TimeToBill synchroniseert geen .ttb-bestanden tussen apparaten; als u het bestand in Dropbox, iCloud Drive, OneDrive, Google Drive, kDrive, pCloud of een andere cloudmap bewaart, vertrouwt u voor die synchronisatie op de gekozen cloudaanbieder.
Als u Tags terugschrijven inschakelt, kan de desktop-app namens u een tag terugschrijven naar Clockify of Toggl Track om gefactureerde uren in de bron te markeren. Die functie is opt-in, gebruikt uw eigen API-sleutel en stuurt alleen de ingestelde tagnaam mee (standaard Billed by TimeToBill), geen factuurinhoud.
Gevolg: voor de gegevens die via de desktop-app naar Clockify, Toggl en WeFact gaan, bent u verwerkingsverantwoordelijke. De relevante overeenkomsten (privacyverklaring of verwerkersovereenkomst) sluit u zelf met die diensten af.
Uitzondering: IP-relay-proxy. TimeToBill biedt een optionele functie waarmee WeFact-API-verkeer via onze VPS kan lopen, zodat u slechts één IP-adres in WeFact hoeft toe te staan. Als u die functie inschakelt, ontsleutelen wij de HTTPS-request, geven wij het verzoek direct door aan WeFact en versleutelen wij opnieuw. Wij bewaren die data niet. Alleen technische metadata (licentiesleutel, request-pad, statuscode) valt onder rij "Technische logs" in sectie 5. Voor deze functie zijn wij verwerker namens u; zie de Verwerkersovereenkomst.
9. Beveiliging
Op hoofdlijnen, zonder operationele details prijs te geven:
- Versleuteling in transit (TLS 1.2+) voor alle publieke endpoints.
- Versleuteling at rest voor off-site back-ups.
- Toegang tot productie is beperkt tot STB Services; multifactor-authenticatie op alle beheer-accounts.
- Edge-bescherming (rate-limiting en misbruikdetectie) op alle publieke endpoints.
- Herstelprocedure wordt minimaal jaarlijks getest.
10. Cookies
Wij zetten uitsluitend functionele en strikt noodzakelijke cookies voor taalvoorkeur, authenticatie en CSRF-bescherming. De self-hosted websiteanalyse plaatst geen cookies en gebruikt geen browseropslag om bezoekers te volgen. De bestaande werkwijze zonder cookietoestemmingsbanner blijft daarom ongewijzigd. Zie de Cookieverklaring voor de volledige lijst en uitleg.
11. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:
- Recht op inzage (art. 15 AVG).
- Recht op rectificatie (art. 16 AVG).
- Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG), binnen de grenzen van de fiscale bewaarplicht voor factuurgegevens.
- Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG).
- Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG).
- Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG).
- Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl/klacht.
Wij reageren binnen 30 dagen na ontvangst van uw verzoek. Bij complexiteit mogen wij die termijn met maximaal 60 dagen verlengen (art. 12 lid 3 AVG); u krijgt daarvan binnen de eerste 30 dagen bericht.
12. Contact en klachten
- Privacyvraag of -verzoek: gebruik het formulier op /legal/privacy-request of mail hello@timetobill.nl.
- Klacht: gebruik het formulier op /legal/complaint.
- Klacht bij de toezichthouder: u kunt te allen tijde rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl/klacht.
13. Datalekken
Bij een (vermoedelijk) datalek documenteren wij het incident binnen 24 uur intern. Als de AVG dat vereist, melden wij het lek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 33 AVG) en, bij hoog risico, zonder onredelijke vertraging aan u als betrokkene (art. 34 AVG). Wanneer wij als verwerker voor u optreden (zie sectie 3), informeren wij u binnen 24 uur na detectie met alle informatie die u nodig heeft om uw eigen meldplicht na te komen.
14. Wijzigingen in deze verklaring
Deze verklaring volgt semantische versionering:
- PATCH voor redactionele wijzigingen (spelling, verduidelijking zonder inhoudelijke verandering).
- MINOR voor toevoegingen of verandering van bewaartermijnen.
- MAJOR voor scope-wijzigingen (rol, rechten, categorieën of nieuwe doelen).
Materiële wijzigingen kondigen wij minimaal 30 dagen vooraf aan via e-mail aan actieve klanten en via een publicatie op deze pagina. Oudere versies blijven permanent oproepbaar via /juridisch/privacyverklaring/<versie>.
Wijzigingslog
| Versie | Geldig vanaf | Wijziging |
|---|---|---|
| 2.0.0 | 2026-09-04 | Self-hosted, cookieloze Plausible-websiteanalyse toegevoegd en gegevensminimalisatie, bewaartermijn en verwerkingsgrondslag vastgelegd. |
| 1.0.0 | 2026-04-28 | Eerste gepubliceerde versie. |
STB Services — Parallelweg 30, 5223 AL 's-Hertogenbosch, Nederland — KvK 30226252 — BTW NL001685860B73 — hello@timetobill.nl